10 - Erfolg durch Selbstführung – Kapitel 3 – Erfolgsfaktor 5 Agieren

00:00:00: Erfolgt durch Selbstführung Kapitel drei, die Erfolgsfaktoren der Selbstführungen.

00:00:06: und hier erfolgs Faktor fünf agieren statt reagieren.

00:00:14: Das Ziel ist weniger zu reagieren und viel mehr zu agieren.

00:00:21: das ist nun leichter gesagt als getan denn im Alltag muss man ja sehr sehr viel reagieren.

00:00:29: Man reagiert auf Telefonanrufe, auf Informationen, die einem per E-Mail wie auch immer zukommen.

00:00:38: Man reagert auf Leute, die auf einen zukommen Mitarbeiter, die irgendeine Frage haben oder man reagiert Auf Probleme, die einmal auftauchen.

00:00:47: Man muss ja unglaublich viel reagieren und viele Sachen kann man gar nicht vermeiden.

00:00:53: Probleme entstehen, Mitarbeiter kommen, Anrufe kommen rein.

00:00:56: Man kann das ja sehr schwer kanalisieren.

00:00:59: Es gibt nur ein paar, man kann Zeitfenster einrichten und so, das kann man schon tun.

00:01:03: Aber manche Sachen kann man halt einfach nicht vermeiden.

00:01:08: Was man aber vermeiden kann ist dass man reagiert auf Sachen die man schon weiß oder die man kennt.

00:01:16: Und jetzt bin ich bei einem meiner Lieblingsthemen der sich wiederholenden Aufgaben.

00:01:23: Es gibt so viele sich wiederholende Aufgaben und die kann man sehen, kann man planen.

00:01:30: Kann man ordnen?

00:01:31: Kann man in Gruppen zusammenfassen?

00:01:34: Kann Man effizient abwickeln vielleicht sogar delegieren.

00:01:38: wichtig dabei ist erst mal man muss sie alle kennen.

00:01:42: Was sind denn also die sich Wiederholenden Aufgaben die sich bei ihnen persönlich jetzt andauernd abspielen?

00:01:50: Da sind unter der Woche oder am Wochenende, zum Wochenende sind da so viele Pflegearbeiten dabei.

00:01:57: Also wenn Sie sagen, Sie wollen unter der Woche, also ich unterscheide davon Montag bis Donnerstag bin ich eher der Stürmer.

00:02:06: Da sehe ich zu dass sie die Sachen fertig kriege und lasse auch gerne mal ein paar Sachen links liegen.

00:02:11: Wenn dann irgendwie eine Lampe kaputt ist oder so kümmere ich mich nicht unter der woche darum oder wenn irgendetwas noch sauber zu machen ist, oder irgendwas noch abzuschließen ist.

00:02:20: Dann kümmere ich mich nicht unter der Woche darum.

00:02:23: Darum kümme ich mich dann am Freitag.

00:02:25: Am Freitage habe ich meinen großen Slot, mein Aufräumslott und da mache ich dann halt verschiedene Sachen Und da geht es zum Beispiel am Wochenende so.

00:02:35: E-Mail, Posteingang... E-mail ist ja sowieso ein ganz Riesenzeitfresser und auch Störenfried Laufenmeter.

00:02:42: reagiert man wenn man eine E-Meil reinkriegt dann muss man natürlich unbedingt kanalisieren und einmal am Tag in die E-mails reingucken.

00:02:49: oder das muss dann auch reichen und wir am Wochenend mal sauber machen oder zum Wochenenden saubermachen Das ist denn also meine Freitagsaufgabe zum Beispiel Baustellenliste, pflegen E-Mail-Posteingang auf kleiner als zehn Emails kriegen.

00:03:06: Am Freitag hake ich dann verschiedene Sachen nach und treibe da nochmal wieder.

00:03:10: telefoniert man noch mal oder ich räume meinen Schreibtisch mal auf oder ich sichere meine Daten und freitag gucke ich auch immer meine Rechnung durch und gebe mir die Rechnungen frei Oder ich muss Reisekosten abrechnen.

00:03:25: Das mache ich dann auch ungern noch, wenn ich zurück komme und das mache ich am Freitag.

00:03:29: Es gibt so viele Sachen die man am Freidach macht.

00:03:32: Und das zum Beispiel sind wiederkehrende Aufgaben.

00:03:36: Die schreibt man sich mal auf.

00:03:39: Ja sonst muss man ja wieder reagieren als blödes.

00:03:41: Beispiel Reise kosten Sie kommen von der Reise zurück oder von der Fahrt zurück müssen Reise Kosten nochmal dokumentieren machen es aber nicht direkt sondern vergessen es und haben keine Lust zu besitzen, andere Prioritäten.

00:03:53: Und dann am Ende des Monats kommt die FIBU und sagt sie hey muss ich die Reise kosten nochmal?

00:03:58: Und schon müssen Sie reagieren!

00:03:59: Und dieses reagieren reißt sich immer raus.

00:04:02: Reagieren ist echt schlecht.

00:04:03: Kommen wir noch mal kurz zurück... Was für Arten von wie der sich wiederholenden Aufgaben gibt es denn?

00:04:08: Also für die Woche gibt es diese sich wiederholten Aufgaben, diese Pflegearbeiten, die üblichen dass man zum Wochenende sauber alles abschließt, dass das dann brauchbar sauber ist.

00:04:22: Ich meine es richtig sauber geht ja sowieso nicht.

00:04:24: und dann haben die.

00:04:25: zum Monatsende haben sie Abschlussarbeiten.

00:04:27: diese Abschlussarbeit sind auch von der FIBO.

00:04:30: Sie müssen verschiedene Sachen prüfen checken usw.

00:04:33: Was machen sie regelmäßig wenn sie sauber sein wollen am Monats Ende?

00:04:37: Und da gibt es natürlich auch noch die Planung zu arbeiten die müssen auch noch gemacht werden und Das sind alle so Sachen.

00:04:43: aber es gibt immer wieder regelmäßige Sachen.

00:04:46: also im Betrieb ist das eine Privat ist noch wieder was anderes.

00:04:50: Da muss man halt auch immer wieder gucken, was fällt regelmäßig an?

00:04:53: Was muss man machen?

00:04:54: und dann kann man das unterscheiden zwischen dem... ...was fällt monatlich an, was fällt qwerterlich an und was fällt jährlich an.

00:05:03: Und immer gibt es mindestens mal diesen Dreierklub da irgendwie Pflegearbeiten Planungsarbeiten und Abschlussarbeiten Also so eine große Matrix die man für sich mehr arbeitet.

00:05:17: Und dann hat man die sich wiederholenden Aufgaben einfach mal im Griff und im Blick.

00:05:25: Dann kann man diese zusammen ordnen, dann kann man sie am Zeitfenster zuordnen.

00:05:29: Man kann sie insgesamt bündeln oder packen.

00:05:33: Aber auf jeden Fall muss man sie aktiv bewirtschaften Weil sie sonst zu Reaktion führen, da müssen Sie reagieren.

00:05:42: So und agieren ist viel besser als reagieren weil sie beim agieren Können Sie das einplanen können sich sehr darauf einstellen sie können die Sachen wunderbar Effizient und effektiv abarbeiten.

00:05:54: Das können Sie nicht wenn sie reagieren.

00:05:56: sie können sie sehr darauf Einstellen Sie können Zeitfenste dafür blocken Sie können die Tür zumachen sagen okay in diesen zwei Stunden mache ich dass jetzt tauchen tief runter und das ist das was ich auch immer so vergleiche.

00:06:09: Kannst du mal kurz eben dies und jenes machen?

00:06:11: Ja, ich kann das mal kurz machen aber wenn ich mich wirklich konzentriere... Ich mache Finanzbruchhaltung oder ich mach ein Video oder ich mache irgendwie einen Text dann tauche ich ganz tief.

00:06:22: also dass um das Bild zu verwenden dann tauch ich wie im Freibad oder im Meer oder im See Tauch ich tief runter fünf Meter sechs Meter dich konzentrieren.

00:06:32: Dann tauche ich runter, dann bin ich da unten und dann regle ich meine Sachen und wenn ich fertig bin komme ich wieder nach oben.

00:06:38: Wenn zwischenzeitlich mal einer sagt und will gemachte kannst du dies doch mal machen?

00:06:43: Da muss ich von den fünf Meter unten hochtauchen und dann wieder wo bin ich denn?

00:06:49: Dann muss ich mich auf das andere konzentrieren und dann muss ich wieder runtertauchen um weiter zu machen oder im Fußball Spielbilds zu bleiben.

00:07:00: Ich bin Stürmer, sie zu sich da irgendwas machen und auf einmal sagt einer kannst du mal kurz, dann muss ich zurück, über den ganzen Weg, das ganze Feld bis hin.

00:07:09: Dann bin ich auf einmal Verteidiger, muss ich dann irgendwie verteidige Aufgaben machen Und dann wieder okay, wenn das erledigt ist, dann wieder voll nach vorne rennen und dann wieder Stürmeraufgaben machen.

00:07:17: Viel besser wäre es doch, wenn man sagt ok ich bündle alle Stürmeraufgaben, ich bündele alle Verteidigeraufgabe oder ich bindele alle Traineraufgagen wie auch immer... ...und dann muss ich nicht reagieren.

00:07:28: Reagieren heißt immer Zeit verlieren.

00:07:31: Erreagieren heisst immer ineffizient zu arbeiten und auch rauszukommen und am Ende wieder was wo war ich noch?

00:07:38: Was habe ich noch?

00:07:39: usw.. Deswegen ist reagieren einfach maximal zu vermeiden.

00:07:45: Und die Tricks dafür sind natürlich Blöcke schaffen, habe ich schon gesagt, Blöck geschaffen, Zeitfenster schaffen, die Tür zumachen, ein bisschen kanalisieren und natürlich auch immer vorgreifen also planen und zu gucken was machen und wann.

00:08:02: dann ist man weit vorne und deswegen ist agieren ein Erfolgsfaktor.

00:08:09: agieren statt reagieren.

00:08:12: Also gehen wir nochmal einmal systematisch durch und ich stelle jetzt mal die einzelnen Punkte auf, die Sie für sich klären müssen ob das bei Ihnen vorkommt und wie sie das vermeiden können.

00:08:26: Ich gehe jetzt zum Beispiel die ganze Liste durch was zum reagieren führt.

00:08:31: also Sie reagieren wenn Sie auf das Ping hören und eine E-Mail öffnen lesen und dann vielleicht sogar gleich beantworten Dann reagieren Sie schon.

00:08:44: Wenn sie einen Telefonanruf annehmen, dann reagieren sie auch.

00:08:49: Wenn Sie eine offene Tür haben und die Kollegen können beliebig reinkommen und eine Frage stellen... ...dann reagieren sich auch.

00:08:58: Sie reagieren auch dann... Da müssen Sie mal Ihren Kopf gucken!

00:09:02: Ach das ist in zwei Minuten erledigt, das mache ich mal schnell.

00:09:06: Jaa, dann regieren Sie auch.

00:09:08: Ich hatte das auch immer.

00:09:09: Ich habe auch immer gedacht was in zwei minuten erledigte es Das macht mal schnell.

00:09:14: Ich glaube, das ist sogar eines der ganz großen Zeitmanagement-Regeln, dass man gar nicht lange irgendwie was plant und sowieso alle fünf Minuten Sachen kann man sofort erschlagen!

00:09:25: Ich glaube ja, dass es gar nicht so gut ist.

00:09:28: natürlich ist das nervig wenn man sagt okay ich habe eine Kleinigkeit die muss ich jetzt mal aufschreiben damit ich sie dann irgendwie nochmal abarbeite.

00:09:36: Und die Gefahr und das Problem ist auch gar nicht, dass sie zwei Minuten dann am Tag fehlen.

00:09:40: Das Problem ist, dass aus den zwei Minuten gerne mal zehn werden.

00:09:49: So ein Kettenverweis, ja.

00:09:53: Das mache ich und dann bin ich raus und dann mach' ich das nächste.

00:09:56: und bei E-Mails ist es immer so naja ich guck die E-mails mal kurz an, die beantworte ich mal kurz und da ist man mit den Gedanken bei dieser E-mail und dann guckt man dann irgendwie auf dem Poste gegangen dass sie nächste und nochmal zwei Minuten aus denen zehn Minuten werden und dann wieder zwei Minuten Aus denen fünf Minuten werden.

00:10:09: Und jetzt sagt man Ja wenn das müsste man auch gerade machen.

00:10:12: ob Bups ist von seinem Hauptthema weg und das ist das Problem mit ihm reagieren.

00:10:18: also Dieses Ding ist ja in zwei Minuten erledigt, ist auch reagieren.

00:10:23: Ist auch meistens zu unterlassen und Auch wenn sie wiederkehrende Aufgaben dann reinkriegen das muss man wieder machen und habe ich jetzt vergessen Dann reagieren Sie auch.

00:10:37: das gut hat mir gerade besprochen.

00:10:40: Und jetzt kommen wir noch mal zu den inneren Sachen.

00:10:41: Wenn sie sich haben einmal so Ideen Impulse und man müsse ja mal kurz ach das darf Ich jetzt nicht vergesst dass mache ich eben nochmal schnell auch auf interne Impulse reagieren, ist reagieren.

00:10:54: Ja das ist einfach nur so man reagiert auch auf seine eigenen Bedürfnisse, auf seiner eigenen Intuition und wie auch immer macht das soll man ja auch man soll die auch wahrnehmen.

00:11:05: aber manchmal ist es auch besser wenn man einen Zettel hat und schreibt sich das dann kurz alles auf.

00:11:11: oder dazu gibt's auch eine ganz tolle App Die Ich-Mail-App, die liebe ich wenn ich irgendwie mal wieder so eine Eingebung habe oder sage ja das müsste man da noch zuordnen und das wäre eine gute Idee fürs Marketing.

00:11:22: Und das ist mir erst einmal kurz klar geworden.

00:11:24: dann nehme mich mein Handy mit drei Klicks hab' ich meine Idee diktiert in eine E-Mails also gleich Speech to Text und dann schicke ich es in meinen Posteingang und dann kann ich das abarbeiten.

00:11:34: So kann man zum Beispiel auch das Reagieren vermeiden.

00:11:37: Das ist ganz wichtig und natürlich auch den Impuls, ach komm wir gucken jetzt mal kurz bei Social Media.

00:11:42: was habe ich denn erneu gekriegt?

00:11:43: Und ach dann hab' ich ja diesen Batch auf meinem Handy was mir dann anzeigt dass hier die neue Nachricht angegangen ist oder was auch immer.

00:11:51: und da guck doch mal schnell eben rein!

00:11:54: Das sollte man unbedingt...das ist alles reagieren.

00:11:56: und reagieren ist immer schlecht, immer ineffizient sage ich mal Genau, oder auch wenn irgendeiner sie fragt.

00:12:03: Kannst du mal eben kurz und Sie sagen, jupp mach ich das ist auch reagieren?

00:12:09: Das ist nett und freundlich aber Man muss es doch nicht immer machen oder okay.

00:12:15: also Es geht auch nicht um den Einzelfall, sondern um das generelle Und es geht hier darum dass man das reagieren reduziert und das agieren potenziert.

00:12:28: So jetzt nochmal abschließend zusammenfassen Es gibt äußere Impulse, die zum reagieren führen.

00:12:34: Es gibt innere Impulse, die zu reagieren führen und es gibt natürlich eine Reihe von sich wiederholenden Aufgaben, die auch wenn man sie nicht kasserniert, wenn man Sie nicht greift dann auch zum reagiern führt.

00:12:47: das sind die drei Hauptgruppen um die man sich kümmern muss.

00:12:50: Das Unternehmerjournal hilft Ihnen dabei zumindest was die sich wiederhole den Aufgaben anbelangt.

00:12:55: dass ist ja einer der ganz großen Fresser.

00:12:58: Das kriegen wir damit auf jeden Fall in Griff.

00:13:01: und den Rest, da müssen Sie ein bisschen an sich selbst arbeiten.

00:13:04: Und dann kriegen sie es auch hin.

00:13:06: also das Ziel ist viel weniger reagieren und viel mehr agieren.